Annotert utgave av skal du arrangere et arrangement på samfundet - klikk her

Forfattere

Tekst

!Guide til ikke-arrangerende som skal arrangere

Hei! Så gøy at du skal arrangere noe på Samfundet. Her følger en guide på hva du som arrangør på gjøre i forkant av arrangementsdagen, hvordan du skal drifte arrangementet ditt på selve dagen, og hva som skal gjøres etterpå. Vertskapet skal hjelpe til med dette, og er det noe spørsmål er det bare å sende en mail til vertskapet-arrangement@samfundet.no. 

!!! Booke rom

Hvis du ikke har booket rom til arrangementet ditt må du gjøre dette. Finn deg et ledig rom ved å sjekke i kjøreplanen til Samfundet. Merk deg kapasiteten i de ulike lokalene. Book rommet ved å sende en mail til styret-rom@samfundet.no med informasjon om hvilket rom, hvor lenge det skal bookes, hva det skal brukes til, og hvem som er kontaktperson for bruken av rommet den dagen. Husk å sette av nok tid til rigg av teknisk utstyr, Regi og FK trenger henholdsvis to timer hver til rigg, så rommet må være booket i minst 6 timer før arrangementsstart. De siste timene er til lydprøver, pause og spising for teknikerne. 

Hvis gjengen din trenger omkledningsplass eller et sted å vente før konsert bør nærliggende lokaler også bookes. Husk på kapasiteten her. Disse rommene må også sprites over når dere er ferdige. 

!!! Anmodnigner i forkant

Hvis du skal ha hjelp av andre gjenger på huset for å få gjennomført arrangementet ditt må disse få varsel i god tid. Her følger kontaktinformasjon og anmodningsfrister:

* *MG*: Hvis du skal ha grafikk til blæsting lager MG dette. Send en mail til mg-layout@samfundet.no. *[frist: 3 uker før du trenger grafikk]*
* *KSG*: hvis du skal ha servering under arrangementet, send en mail til ksg-koordingerinssjef@samfundet.no *[frist: 14 dager i forveien]*
* *FG*: hvis du vil at det skal taes bilder underveis, send en mail til fg@samfundet.no. *[frist: 14 dager i forveien]*
* *Regi og/eller FK og/eller VK*: Se [dette | https://vertskapet.samfundet.no/Anmodning_av_tekniske_gjenger] skrivet for anmodning av disse . *[frist: senest mandagen uken arrangementet er, uken før hvis arrangementet ditt er på en mandag]*

!!! Billetter, facebook og samfundet.no

Du må selv opprette et arrangement på facebook. Dette kan du gjøre gjennom gjengen din sin facebookside. Husk å anmod MG i god tid for å få grafikk. Når du har opprettet facebook-arrangement, ta kontakt med MG-web på redaksjon@samfundet.no, så kobler de facebook-arrangementet ditt opp mot Samfundet sin facebook-profil. 
Vertskapet kan ordne billetter for deg, da trengs følgende informasjon (sendes til vertskapet-arrangement@samfundet.no):

* Tittel på arrangementet
* Tid og sted på arrangementet
* Pris på medlem og ikke-meldemsbilletter. Dette bestemmes i samråd med Nora Hermansen (daglig leder). Send en mail til norahe@samfundet.no
* Informasjon om når billettene skal slippes (ikke-medlemsbilletter slippes 48 timer etter medlemsbilletter)
* Informasjon om eventuelle billetter som skal reserveres. 
* Kort og lang beskrivelse av arrangementet, både på norsk og engelsk. Dette brukes til å lage arrangement på samfundet.no
* Grafikk anmodet av MG. 


!!! Hva må være klart til selve arrangementsdagen

Gratulerer, hvis du har anmodet og informert om det som skal informeres om og anmodes til, er det nå bare å gjøre seg klar for arrangementsdagen. På selve dagen er det din gjeng som er arrangør og må stille med alt av man-power. På selve dagen trengs følgende:

* En ansvarlig arrangør som har overordnet ansvar for arrangementet og smittevern den dagen. Denne rollen kan rulleres på i løpet av kvelden. 
* Minst _6 personer_ som kan hjelpe til med stoloppsett, innslipp og generell drift på dagen. 
* Du må ha fullstendig kontroll på hvem fra din gjeng som hjelper til og eventuelt opptrer på dagen. Du må sørge for å ha kontaktinformasjon på alle lett tilgjengelig. 
* Send en mail til sikring@samfundet.no og be om å få korttilgang for deg og et par andre, til lokalet du skal bruke og eventuelt andre nødvendige dører (stollageret, dører for å komme seg inn til lokalet utenom offentlige områder etc.) Dette gjøres senest dagen før arrangementet. 

En mer detaljert beskrivelse av hva som skal gjøres på selve dagen finner du [her | https://vertskapet.samfundet.no/Hva_du_skal_gj%C3%B8re_p%C3%A5_arrangementsdagen]. 


Mail: vertskapet@samfundet.no | Telefon: 992 15 960 | Sist endret: (changelog)